Digitale Visitenkarten und DSGVO: Was Unternehmen beachten müssen

Eine digitale Visitenkarte sammelt und überträgt personenbezogene Daten, also deinen Namen, deine Telefonnummer, manchmal auch die Kontaktdaten der Person, mit der du dich vernetzt. Sobald solche Daten ins Spiel kommen, greift die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. In diesem Artikel klären wir, was du als Selbstständiger oder kleines Team konkret beachten solltest.

Gilt die DSGVO überhaupt für digitale Visitenkarten?

Ja. Die DSGVO ist das europäische Datenschutzgesetz und gilt, sobald du personenbezogene Daten verarbeitest. Dein Name, deine Mailadresse oder dein Foto auf einem digitalen Profil zählen dazu. Auch wenn jemand dir über deine Karte seine Kontaktdaten zurückgibt, verarbeitest du fremde Daten. Damit bist du in der Verantwortung.

Was bedeutet personenbezogen?

Personenbezogen sind alle Daten, mit denen sich eine Person identifizieren lässt. Bei einer Visitenkarte sind das vor allem Name, Position, Firma, Telefon, Mail und Profilbild. Diese Daten musst du sorgsam behandeln, egal ob sie auf Papier oder in einem digitalen Profil stehen.

Welche Daten verarbeitet eine digitale Visitenkarte?

Eine digitale Visitenkarte zeigt zunächst nur deine eigenen Daten an, die du selbst eingestellt hast. Interessant wird es beim Vernetzen: Wenn dein Gegenüber dir seine Kontaktdaten zurückgibt, kommen fremde Daten hinzu. Dazu kommen je nach Anbieter technische Informationen, etwa wann ein Profil aufgerufen wurde.

Wichtig ist die Trennung. Deine eigenen Daten stellst du freiwillig bereit, das ist unkritisch. Sobald du aber fremde Kontakte speicherst, brauchst du eine saubere Grundlage dafür. Bei GetinTouch.ID läuft das über die Funktion Gegenseitig vernetzen. Dein Kontakt gibt seine Daten aktiv ein und entscheidet selbst, was er teilt. Diese aktive Eingabe schafft eine nachvollziehbare Basis.

Wer ist verantwortlich, du oder der Anbieter?

Für die Daten auf deinem Profil und für die Kontakte, die du sammelst, bist in erster Linie du verantwortlich. Der Anbieter der digitalen Visitenkarte stellt die Technik und ist Auftragsverarbeiter, verarbeitet also Daten in deinem Auftrag. Für diese Konstellation gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AV-Vertrag.

Ein AV-Vertrag regelt schriftlich, wie der Anbieter mit den Daten umgeht. Wenn du eine digitale Visitenkarte geschäftlich nutzt, solltest du prüfen, ob dein Anbieter so einen Vertrag bereitstellt. Frag im Zweifel direkt nach. Seriöse Anbieter halten ein solches Dokument bereit.

Worauf du beim Server-Standort achten solltest

Wo die Daten gespeichert werden, macht einen Unterschied. Server innerhalb der EU unterliegen direkt europäischen Datenschutzstandards. Liegen Daten außerhalb, etwa in den USA, gelten zusätzliche Anforderungen. GetinTouch.ID arbeitet nach europäischen Datenschutzstandards. Den genauen Stand zu Hosting und AV-Vertrag bekommst du auf Anfrage.

Was muss in die Datenschutzerklärung?

Wenn dein digitales Profil über eine eigene Domain oder einen festen Link erreichbar ist, solltest du eine Datenschutzerklärung verlinken. Darin erklärst du, welche Daten du erhebst, warum, wie lange du sie speicherst und welche Rechte deine Kontakte haben. Auch ein Impressum gehört bei geschäftlicher Nutzung dazu.

Für die meisten kleinen Teams reicht es, die Datenschutzerklärung der eigenen Website zu nutzen und im Profil darauf zu verweisen. Wer mit einer eigenen Domain arbeitet (bei GetinTouch.ID ab dem Business-Paket möglich), sollte hier besonders sauber arbeiten, weil das Profil dann unter deinem eigenen Namen läuft.

Wie gehst du mit gesammelten Kontakten richtig um?

Sammelst du auf Messen oder im Vertrieb fremde Kontakte, gelten ein paar Grundregeln. Hol dir die Daten aktiv und nachvollziehbar, etwa indem dein Gegenüber sie selbst eingibt. Nutze die Daten nur für den Zweck, für den sie gedacht waren. Und lösche sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.

• Zweckbindung: Verwende Kontaktdaten nur für den abgesprochenen Zweck, nicht ungefragt für Newsletter.
• Datensparsamkeit: Frag nur ab, was du wirklich brauchst.
• Löschen: Entferne Kontakte, die nicht mehr relevant sind.
• Transparenz: Sag klar, was mit den Daten passiert.

Die Funktion Gegenseitig vernetzen hilft dabei, weil der Kontakt selbst entscheidet, welche Daten er teilt. Das macht den Vorgang nachvollziehbarer als ein abfotografierter Stapel Papierkarten.

Vorteile gegenüber der Papierkarte beim Datenschutz

Eine Papierkarte landet in fremden Schubladen, ohne dass du nachvollziehen kannst, wer sie hat. Bei einem digitalen Profil bestimmst du, welche Daten sichtbar sind, und kannst sie jederzeit aktualisieren oder reduzieren. Du gibst nur das weiter, was du im Moment teilen willst, etwa über einen Profil-Switcher, mit dem du je nach Situation ein anderes Profil zeigst.

Das ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei größeren Datenmengen oder Unsicherheit hilft ein Blick mit einem Datenschutzbeauftragten oder einer Fachanwältin. Für den Alltag vieler Selbstständiger und kleiner Teams reicht aber ein sauberes Grundverständnis und ein Anbieter, der nach europäischen Standards arbeitet.

Häufige Fragen

Ist eine digitale Visitenkarte DSGVO-konform?

Eine digitale Visitenkarte kann nach europäischen Datenschutzstandards betrieben werden. Entscheidend ist, wie der Anbieter Daten speichert und ob du selbst sauber mit gesammelten Kontakten umgehst. Achte auf einen AV-Vertrag und eine verlinkte Datenschutzerklärung.

Brauche ich für meine digitale Visitenkarte ein Impressum?

Bei geschäftlicher Nutzung solltest du ein Impressum bereitstellen, besonders wenn dein Profil unter einer eigenen Domain läuft. Für private Nutzung gilt die Pflicht in der Regel nicht.

Was ist ein AV-Vertrag und brauche ich ihn?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, wie dein Anbieter Daten in deinem Auftrag verarbeitet. Wenn du eine digitale Visitenkarte geschäftlich nutzt und Kontakte sammelst, solltest du prüfen, ob dein Anbieter so einen Vertrag bereitstellt.

Wo werden meine Kontaktdaten gespeichert?

Das hängt vom Anbieter ab. Server innerhalb der EU unterliegen direkt europäischen Datenschutzstandards. GetinTouch.ID arbeitet nach diesen Standards, Details zum Hosting bekommst du auf Anfrage.

Darf ich gesammelte Kontakte für Werbung nutzen?

Nur, wenn der Kontakt das so wollte. Es gilt die Zweckbindung: Du darfst Daten für den Zweck nutzen, für den sie dir gegeben wurden. Für einen Newsletter brauchst du in der Regel eine eigene Einwilligung.